Cuando las compañías se plantean gestionar la información no financiera (algo necesario en muchas ocasiones debido al Real Decreto 18/2017), surge la necesidad de crear un sistema de recopilación de dicha información.
¿Qué tiene que tener un buen sistema de reporte de información no financiera?

Sin embargo, muchas veces se cometen errores por no seguir un orden de pasos lógico, que a la larga permita una mayor eficiencia y que limite el tener que realizar sucesivas modificaciones sobre indicadores, instrucciones o desgloses. Se preguntará cuál es la piedra filosofal para disponer de un buen sistema de reporte en materia de Sostenibilidad. Pues bien, el sentido común.

El primer paso reside en definir claramente cuáles son las reglas del juego: quién debe reportar, cuándo y quién lo debe controlar. Definir estas reglas y, sobre todo, describirlas en algo parecido a un procedimiento, es básico para que el engranaje funcione. También resulta de gran ayuda el que las personas implicadas tengan, en la descripción de sus funciones, las responsabilidades asignadas para la captura, consolidación y control interno de la información. Este famoso control interno parece una utopía, pero existe. Incluso hay compañías que lo llevan a cabo con una envidiable diligencia, si bien es verdad que son las menos habituales.

El siguiente paso es decidir qué se va a reportar a nivel de instalación. A menudo se emplean otros formatos ya consolidados existentes en ciertas áreas de la compañía y se agregan con el resto de la información. Pero no existe el nivel de desglose necesario para que el misterioso control interno pueda llevarse a cabo. Este control deberá consistir, por ejemplo, en el análisis de las tendencias para la identificación de variaciones que pudieran deberse a posibles errores. Dado que la información que se engloba dentro del paraguas que llamamos “Sostenibilidad” es amplia y abarca desde consumos de agua y energía hasta horas de formación o mecanismos para favorecer los entornos locales en los que se instalan las compañías, debemos asegurar que hay una consistencia en los términos y unidades reportadas.

El tercero es la consolidación, que no es más que sumar toneladas con toneladas y MWh con MWh. Esta consolidación, obviamente, debería ser lo más automatizada posible, aunque pueda contener distintos niveles de sofisticación. El tener una herramienta que permita obtener informes automáticos, archivar soportes y alertar de posibles errores ayuda pero no es tan fundamental como la disciplina de las personas que deben reportar.

Y esto nos lleva al penúltimo paso, que a menudo es el gran olvidado: la formación de las personas implicadas en el proceso. Si los responsables del reporte y validación no son conscientes de su relevancia, ni sienten que tenga importancia para la alta dirección, va a seguir siendo una petición de favores. Pero no llegará nunca a la calidad que tiene la información financiera.

La guinda del pastel puede ser la verificación por parte de un tercero independiente. Además de la credibilidad que aporta, ayuda a mantener la tensión sobre los responsables y permite tener la opinión de un experto externo sobre la fiabilidad de nuestros sistemas. No obstante, no se debe confundir la revisión por parte de un tercero con las obligaciones sobre el control interno que debería tener la propia compañía. La verificación por un tercero debería estar basada en la revisión de los controles que tiene implantados la compañía, más que en el análisis de tendencias y en la petición de soportes. Que por supuesto, siempre van a estar presentes.

Realizar estos cinco pasos de forma estructurada, seguir un orden lógico, pensar bien qué indicadores solicitar y cómo hacerlo, y controlar la calidad de la información reportada va a permitir a la compañía tomar decisiones informadas y al Consejo tener más seguridad sobre la información que se publica. Al fin y al cabo, la tendencia es que los Informes de RSC o Sostenibilidad se aprueben y firmen por el Consejo. Casi nada.

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