Efectividad personal, la gran olvidada en las organizaciones y en nuestra vida

Vivimos en un mundo de cambio constante, de acceso a una cantidad ingente de información y sometidos a constantes distracciones ya sean propias o externas. En un mundo así parece casi imposible sacar tiempo para realizar todas las cosas que queremos hacer. Una sensación de no llegar a todo y de estar en un estrés continuo. Y es que estamos inmersos en lo que Peter F. Ducker llamó “el trabajo del conocimiento”. Y este es muy diferente al que estábamos acostumbrados y para el que biológicamente estamos preparados: el trabajo manual. Y hay grandes diferencias entre uno y otro. 

El trabajo manual era evidente, la acción y el objetivo a conseguir estaban claros y había un balance claro entre el tiempo y el trabajo a realizar. En el trabajo del conocimiento, muchas de las tareas no sabemos qué van a implicar, las recibimos de forma constante a través de llamadas, emails, urgencias… y siempre tenemos más trabajo del que podemos asumir.

Por ello, ahora más que nunca, necesitamos trabajar una competencia para la que no nos hemos preparado: la efectividad personal. Y sí, hablo de ‘efectividad personal’, no de productividad personal, aunque este último término es el más popular. La productividad va orientada a "hacer más cosas en el mismo tiempo", mientras que la efectividad va más unida a "hacer aquellas cosas que más valor aportan en el tiempo disponible de la manera más eficiente posible".

¿Cómo mejorar nuestra efectividad personal y profesional?

Veamos algunos hábitos que nos ayudarán a que nuestras tareas estén ordenadas, organizadas y así tener una mayor efectividad personal:

  • Apuntar todo lo que me viene a la cabeza o dicen: Nuestra cabeza está siempre pensando. Para no romper la concentración en lo que estamos haciendo ni “estresar” a nuestro cerebro, lo mejor es apuntar aquello que nos ha llamado la atención. También necesitaremos apuntar todo aquello que pueda implicar tareas a realizar o cosas a recordar.
  • Aclara qué significa para ti todo lo que has apuntado: apuntar las cosas es sólo el primer paso. Tras éste, debemos ver si eso que hemos apuntado implica realizar alguna acción por nuestra parte.
  • Ten una visión del día a primera hora: Es importante empezar bien el día y, para ello, una buena práctica es hacer una revisión completa de tu sistema.
  • Antes de ponerte a hacer, revisa tu sistema: Todos hemos caído en la tentación de hacer el último correo, la última llamada o aquello que nos apetece más, pero eso no quiere decir que eso sea lo más importante, respecto de todas las cosas que tengo en mi sistema. Debemos de evitar la urgencia constante.
  • Actualiza tu sistema: Por desgracia, el día a día nos imposibilita tener un sistema actualizado completamente. Puede que se nos haya olvidado apuntar algo, tachar una tarea ya realizada, etc. Por eso, actualizar nuestro sistema de forma regular, es una de las claves más importante de la efectividad personal.
  • Separar pensar de hacer: Debemos separar cuando estemos organizando nuestro sistema de cuándo estamos haciendo las acciones. El proceso mental es diferente y la eficiencia viene justamente de hacerlo.

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