Las dificultades de adaptación a las exigencias impuestas por la legislación, pero también por la sociedad -que exige transparencia en las empresas públicas y privadas-, se incrementan considerablemente cuando del Consejo de Administración dependen filiales en el extranjero.
La internacionalización de la empresa española es una tendencia clara: la dimensión de las filiales de las empresas españolas es relativamente elevada -facturan 46 millones de euros, por detrás de la alemana, con 73, pero por delante de la francesa o italiana, con 34 y 29 millones, respectivamente-, según datos de la publicación LibreMercado. Y una política de transparencia y buen gobierno sería hace que ésta deba aplicarse por igual en todos los lugares en que estas empresas operan.
El o los consejeros responsables de las filiales se enfrentan a la dificultad de control del personal que trabaja inmerso en culturas muy diferentes. El riesgo puede ser grande ya que no hay que olvidar que el Consejero es responsable por acción o por omisión de las acciones que se lleven a cabo y, en muchas legislaciones en el mundo, la responsabilidad personal del Consejero implica que éste responde con sus bienes y/o con la cárcel en caso de problemas. Las empresas han implementado algunas prácticas de protección como, por ejemplo, la firma de indemnity letters; además de un asesoramiento legal y mercantil in situ, una práctica que se considera fundamental.
Las empresas tienen que controlar dos realidades, por una parte, la implementación de la cultura corporativa en materia de cumplimiento normativo en toda la organización y, por otra, la adaptación a la legislación local en la que opera cada una de las filiales – en ocasiones, más exigentes que el país de origen de la empresa (con Estados Unidos a la cabeza) y, en ocasiones, más laxa-.
Independientemente de las medidas de protección del Consejero antes descritas, la acción más eficaz es conseguir implementar sistemas de control más ágiles que incrementen la confianza de los Consejeros que operan en otros países y que faciliten la aplicación de la política corporativa de buen gobierno en toda la organización.
De este modo, la implementación de normativas de buen gobierno en el conjunto de la organización es fundamental para superar las diferencias culturales que pueden existir entre la matriz y las filiales. La clave para llevar a buen término estas políticas es la implementación de un buen sistema de control interno que sea capaz de identificar a los responsables de las decisiones y acciones llevadas a cabo como consecuencia de las mismas. Esto es, además, lo que se exige en las auditorías internacionales de compliance.
La Circular 1/2016 de la Fiscalía General del Estado ya citada advierte que “en las empresas de cierto tamaño, es importante la existencia de aplicaciones informáticas que controlen con la máxima exhaustividad los procesos internos de negocio de la empresa. En general, pues depende del tamaño de la empresa, ningún programa de compliance puede considerarse efectivo si la aplicación central de la compañía no es mínimamente robusta y ha sido debidamente auditada”.
Sin duda, las grandes multinacionales responden al modelo empresarial descrito en la Circular. Una de las ventajas es que una solución tecnológica que permite automatizar los procesos y conservar las pruebas documentales de una manera metódica.
Para materializar los objetivos de transparencia y responsabilidad son necesarios tres pilares: mostrar quién y cómo se han tomado las decisiones, realizar un seguimiento de su ejecución –para ver si responde al cumplimiento normativo- y, por último, establecer los adecuados sistemas de penalización si no se han seguido los protocolos establecidos.
Cumplir con estos objetivos básicos de buen gobierno podría ser posible sin herramientas digitales pero con el riesgo de un alto coste en términos de tiempo y esfuerzo; además, la posibilidad de que la información se pierda o existan fallos que dificulten su localización es alta. El riesgo se multiplica cuando estamos hablando de filiales situadas a miles de kilómetros de distancia y con importantes diferencias horarias. Además, es importante saber que estas soluciones pueden servir como apoyo legal en casos en que la Justicia intervenga.
La posibilidad de compartir documentos y gestionar los permisos de descarga y modificación para que el grupo trabaje siempre sobre la última versión del mismo texto –y pueda hacerlo desde cualquier lugar del mundo- es una práctica que posibilita la transparencia y la correcta gestión del conocimiento en la organización.
La base de este tipo de herramientas es la eficiencia en la convocatoria y desarrollo de reuniones, con instrumentos para la colaboración eficaz entre los miembros del Consejo de Administración y que posibiliten el seguimiento automático de las decisiones con un reporte actualizado en tiempo real.
La evidencia indica que, colectivamente, estamos dirigiéndonos hacia un mundo con un mejor gobierno de las compañías. Los Consejos de Administración han comprendido que, si permiten a las personas operar en la sombra, las prácticas corruptas van a emerger. Si, por el contrario, se implementan las herramientas necesarias para fomentar y premiar una buena conducta, entonces las organizaciones van a ser mejor gobernadas de una manera global.
Por: Joao Claro, Country Manager eShare España
