Si usted trabaja en Marketing, en Relaciones Institucionales, en Responsabilidad Corporativa o en Comunicación, seguro que acierto con algo que le ocupa, preocupa e incluso le quita el sueño cada año: la Junta General de Accionistas. ¿Me equivoco? Seguro que no.
Se trata de un evento corporativo singular, de una duración corta, pero de enorme importancia. Un acto que tiene repercusiones hacia el interior de la organización y también hacia el exterior ya que la sociedad es espectadora a través de los medios. Miles de miradas se centran en nuestra empresa, y examinarán con lupa cada una de las cosas que les mostramos.
La sociedad nos mira, nos escucha, se interesa por lo que hacemos, e incluso nos juzgará por lo que no hacemos. Comunicar adecuadamente lo que somos es uno de los objetivos fundamentales de las Juntas de Accionistas.
Son muchos los pilares implicados en su éxito. En la Junta hay una parte técnica, de seguridad, de personal auxiliar, de medios audiovisuales; pero también interviene la imagen corporativa, la comunicación, la escenografía y el protocolo empresarial. Un elemento clave es lograr una unidad conceptual entre todos los elementos, que no haya nada que chirríe, que resulte inapropiado o fuera del mensaje que debemos transmitir.
Cuantas veces hemos visto, por ejemplo, cómo la Memoria Anual que se entrega en la Junta y que tiene amplia presencia en prensa, no tiene nada que ver con la línea gráfica de la documentación del evento, ni con los elementos gráficos del escenario. Lo ideal es lograr emitir un solo mensaje gráfico que recorra toda la Junta de Accionistas, multiplicando la potencia de la imagen de Marca. Que una misma mano esté detrás de lo grande (la Memoria Anual o el escenario) y de lo pequeño (las acreditaciones, o las carpetas de bienvenida); que la misma mente que está ideando el vídeo de cierre, esté implicada también en el regalo corporativo y en la cartelería, etc.
En la organización de eventos se dice que “hay que tener previsto lo imprevisto”. ¿Hay servicio médico adecuado? ¿el equipo de azafatas está bien formado en protocolo? ¿los técnicos son experimentados? ¿la Memoria Anual llega a tiempo? ¿los regalos tienen un packaging onbrand? ¿se ha comprobado cada uno de los cientos de detalles? ¿se ha comprobado dos veces?
Si se ha hecho esto no se preocupe, la Junta irá bien. Pero detrás de su éxito están cientos de horas de un equipo que ha trabajado muy duro. Acuérdese de ellos cuando “se cierre el telón”. Porque como dice la frase de Fuller “todo fue muy difícil, antes de lograr parecer sencillo”.
Olalla Jiménez
IMAGIAofficina.es
